Buat Benda Yang Anda Tidak Tahu

Salam,

Apa yang akan anda buat bila Boss anda bagi arahan untuk melaksanakan sesuatu perkara tetapi anda tidak ada idea untuk menguruskannya?

Hampir berbulan-bulan saya terlalu memikirkan perkara-perkara yang saya tidak pernah buat tetapi perlu dilaksanakan.

Okay, let's we start with a story.

Al-kisah.. .. tersebut la kisah sang kancil datang beramai-ramai melawat Sultan Firaun.. mana Firaun pakai Sultan.. - Pendekar Bujang Lapuk.. humor pulok..

Cerita ini bermula begini, bila mana ada 1 projek penyewaan perlatan IT. Saya masuk terlibat bila mana projek ini sudah separuh jalan. Menghabiskan setahun setengah melayani projek ini memang tiada masalah. Betul ni..

Episod duka lara bermula setelah kontrak ini tamat.

Meh la kita senaraikan masalah-masalah berlaku :-

1. Bila nak ambil peralatan, user tak benarkan kerana peralatan baru belum diterima.
2. User maklumkan pengambilan barang sehingga sekian-sekian masa. Malangnya tidak dimaklumkan dengan tepat.
3. User maklumkan mereka akan bayar sehingga mana mereka guna. Malangnya guna hampir 9 bulan tetapi nak bayar sehingga 6 bulan sahaja dengan alasan tender peralatan baru bermula sudah bermula.
4. Pihak pembekal terlalu lambat respond sewaktu di penghujung projek.
5. Pihak pembekal memberi harga jual balik yang mencecah lebih 30% dari harga asal, wal hal peralatan tersebut sudah berusia lebih 3 tahun.
6. Pihak pembekal mengenakan cas untuk pengambilan peralatan.

Mungkin kalau disenaraikan banyak-banyak nampak seperti saya menyalahkan pihak lain sahaja.

Baik lah. Dengan ini salah terpaksa menyalahkan pihak yang mula-mula menjaga projek ini. Mereka tidak bertindak betul pada awal projek. Antara yang saya salahkan pasukan sendiri adalah :-

1. Kontrak berat sebelah dimana hampir kebanyakan klausa menyebelahi pihak user.
2. Memilih pembekal yang kurang pengalaman di Malaysia.
3. Memilih untuk ada 2 layer leasing. Maksud saya.. pihak user berurusan dengan saya, saya berurusan dengan pihak seterusnya dan pihak seterusnya perlu berurusan dengan satu lagi pihak. tindakan ini bagi saya merugikan dari segi masa dan kos. Banyak sangat orang tengah memang masalah.

Saya tulis 3 perkara itu cukup lah.. banyak-banyak tulis nanti membosankan.. Ye dak?

Baik lah.. bila masalah sudah banyak.. Apa nak buat?

Okay..

Formula yang saya gunakan ada PAT. Apa itu PAT? Pelan. Aksi. Tanya.

Kita guna Bahasa Melayu la senang kan.

Pelan.

• Pelan atau in English we call Plan.
• Setiap perkara kena ada plan.
• If you fail to plan, you are plan to fail.
• Kena yakin, setiap plan mungkin bukan yang terbaik, tetapi boleh ditambah baik secara berkala.
• FYI, it takes months for me to get all the info to close this projek.

Aksi

• Aksi atau action.. macam berlakon plak.
• Kena berani bertindak dan beraksi dengan pelan yang kita ada. Kalau tak sampai bila-bila tidak selesai.

Tanya

• Ini part paling best. dah kalau tak tahu.. TANYA.
• Kita bukan dilahirkan pandai serba serbi. Jadi bila tidak tahu, kena Tanya.
• Saya Tanya pelbagai peringkat orang untuk selesaikan projek ini. Dari pengarah syarikat, user, teammate, supplier dan termasuk juga staff-staff yang pernah handle projek ini.
• Saya kemudian kena Tanya orang-orang berpengalaman disebabkan saya tidak tahu apa proses dan procedure untuk membuat pengambilan barang sewaan.

Akhir kata,

Nantikan episode seterunya sama ada projek ini Berjaya ditutup dengan sempurna atau tidak.

Stay tuned.

Trello

Salam,

Hari ni nak citer sikit jer. Nama teman aku ni TRELLO. Hehe. Bukan la orang sebenarnya.
Trello ni adalah 1 aplikasi yang aku gunakan untuk keep track semua project yang aku manage.

Satu Paparan Dashboard Trello

Gambar diatas adalah dashboard aku. Yang bestnya aplikasi ni boleh guna secara online. Mobile friendly plak tue. makna kata. Guna telefon pun boleh.

Selamat mencuba.
Trello

Kontrak & Contract

Kontrak dalam Bahasa Melayu.

Contract dalam Bahasa Inggeris.

Perkataan yang kalau cakap dalam mana-mana Bahasa diatas bunyinya tetap sama. Tapi kalau kahwin kontrak itu dah lain. Wakaka.

Kontrak tu apa? Menurut Kamus Dewan Edisi Keempat :-

"1. perjanjian formal dgn syarat-syarat tertentu antara dua pihak atau lebih: menandatangani ~ perdagangan antara syarikat; buruh ~ buruh yg terikat oleh perjanjian bekerja dgn majikan; mendapat ~ mendapat hak dgn berdasarkan perjanjian utk mengurus (menjual dll), mendapat hak (mengurus dll sesuatu) dgn ikatan perjanjian; mengikat ~ mengikat perjanjian berdasarkan kontrak; 2. dokumen yg mengandungi syarat-syarat perjanjian ini: ~ hadapan; ~ niagaan ke depan; 3. cabang undang-undang yg berkaitan dgn kontrak; ~ hadapan (Eko) perjanjian urus niaga antara pembeli dgn penjual yg bersetuju berjual beli komoditi atau mata wang pd masa akan datang; ~ niagaan ke depan (Eko) kontrak pembelian atau penjualan komoditi, mata wang, indeks, dan instrumen kewangan yg dibuat utk dipenuhi pd tarikh tertentu masa akan datang; ~ sosial a) persetujuan yg telah dicapai antara pihak-pihak yg berkepenti­ngan utk membentuk sebuah masyarakat yg padu dan sejahtera dgn setiap pihak bersedia bertolak ansur serta mengetepikan kepen­tingan peribadi tertentu; b) (Udg) persetujuan rakyat utk menyerahkan kebebasan individu sbg balasan kpd perlindungan yg diberikan oleh pemerintah dan pemerintah mesti memerintah selaras dgn hasrat rakyat; berkontrak berkaitan dgn, terkandung dlm atau berdasarkan kontrak: tuntutan ~."

Macam mana? Faham ke faham?. Secara asasnya dokumen perjanjian antara 2 pihak atau lebih. Itu jer..

Kontrak ini pada skop kerja saya memang agak leceh sebenarnya. Jadi, untuk make it short. Bila bertemu dengan dokumen kontrak. Saya akan cari beberapa perkara sahaja iaitu :-

1. Nama kontrak.
2. Tempoh kontrak.
3. Nilai kontrak.
4. Denda.
5. Jadual Harga.
6. Jaminan.

Memang itu sahaja yang saya semak. Bukan apa, berdasarkan pengalaman yang kerdil ini. Selalunya perkara-perkara lain didalam kontrak sama sahaja. Contohnya kontrak kerajaan, tebal-tebal pun isinya tetap sama.

Penting ke kontrak ni? SANGAT PENTING. Tanpa kontrak cakap apa pun tak guna sebab tiada sandaran apa-apa. Jadi, kontrak sangat lah penting.

Alhamdulillah. So far baru terima kontrak dari GLC Pembekal Tenaga terbesar di Malaysia ini. Kontraknya pun simple sahaja. Cuma nilainya jutaan ringgit juga lah.

Apa yang saya nak cerita untuk hari ini adalah pasal kontrak. Anda pernah tengok kontrak? hehe. Kontrak Astro pun kontrak gak. Agreement beli kereta pun kontrak gak. Nak tahu kontrak itu sah atau tidak cuma ada 1 perkara. Duti Setem mesti dibayar. Macam mana nak buat Duti Setem? Bawa dokumen kontrak anda ke Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN). Matikan setem selepas itu. Selesai.

PS: Pertengahan bulan Jun ni ada Kursus Contract Management selama 2 hari di Setia Alam. Looking forward to know gak ni.

Project Income Collection and Administration Meeting (PICA)

Assalamualaikum,

Alhamdulillah. Selesai sudah solat jumaat untuk hari ini. Syukur masih diberi kesempatan untuk menjadi makmum pada hari ini.

Hari ni kita cerita pasal PICA Meeting. Syarikat lain mungkin ada nama lain untuk meeting seumpama ini. Tetapi, di syarikat saya bekerja, meeting ini diadakan 2 kali sebulan. Meeting ini diadakan secara dasarnya pasal DUIT. Simple as that.

Income. Bila sebut pasal income, of course la pasal duit kan. Dalam meeting ini chairperson of the meeting akan tanya bila duit masuk dan apa perlu buat untuk dapatkan  duit. Haha. Nampak tak bertapa straightforward nyer meeting ni. Takder isu lain. Terus ke duit jer.

Collection. Ni pulak untuk projek-projek yang kita dah inbois tapi belum dapat duit. Eh.. duit lagi. Mestilah, nak running company memang la perlukan duit. Disini la selaku Project Manager selalu kena taichi. Dah dekat mana inbois? Berapa lama person incharge ambil masa untuk bayar? Dah masuk EP ka belum? 

*taichi = istilah untuk jawab soalan boss supaya anda tidak kena tembak dengan boss.

* EP = e-Perolehan. Cara kerajaan buat bayaran kepada kontraktor. Kind a system.

Administration. Ni tak citer sangat pasal duit. Cuma ambil maklum pasal staff dan kerja. If tak cukup manpower, part ni la akan di highlight. Tak cukup alat nak buat kerja pun time ni jugak. Dan juga beberapa keperluan lain yang perlu untuk melancarkan sesebuah projek.

Kesimpulannya, as a Project Manager, its all about Cost, Deliverables and Time. See yaa..

Menang Projek

Hari ini kita cerita mengenai menang projek. Siapa yang tidak suka kalau menang, betul tak? Bagi seorang pengurus projek, bila menang projek sahaja diri ini akan rasa resah dan gelisah. Sebab apa? itu tandanya akan ada kerja. 

Alhamdulillah. Semalam terima panggilan dari existing client yang memaklumkan pihak syarikat saya bekerja ini menang projek disana. Sememangnya projek ini tidak sebesar projek yang pertama, tetapi, rezeki juga kan. 

Perkara pertama yang akan saya lakukan adalah untuk mendapatkan Surat Setuju Terima (SST) atau dalam bahasa omputih Letter of Award (LOA). Guna lah memana terma pun maksudnya tetap sama. Saya dimaklumkan yang SST ini perlu ditandatangani di tempat client. Tapi kan, tak kan la nak sign tanpa lihat isi kandungan dulu. Bahaya dan berisiko sekali. So, arrange assistant untuk pick-up the letter. Yeah, boleh pick-up. Selesai satu perkara.

Siapa nak sign ni? Dalam syarikat ini ada 4 pengarah. Diantara 4 pengarah ini, 3 daripadanya yang turut serta dalam projek, yang seorang lagi akan hanya fokus pada Finance dan Operation syarikat. Since value projek cuma RM150K++, projek pun supply barang sahaja. Pengarah paling junior yang akan pick up this projek. Pengarah syarikat saya yang sorang ni paling mudah nak deal, sebab dia senang menerima pendapat orang lain dan dia tak kisah kalau cadangan dia tidak diterima asalkan pengakhirannya positif.

What's next? Isi kandungan SST la kan? Dengan pengalaman mencecah 3 tahun dalam pengurusan projek. Selalunya saya cuma ambil tahu beberapa perkara penting sahaja. Iaitu :-

1. Tarikh SST
2. Nama projek? Apa yang dibuat? Apa yang disupply? Kuantiti? Tempoh masa?
3. Keperluan untuk Insurance? Bon Pelaksanaan? Retention value? Lump Sum value?
4. Jadual harga?
5. Denda lewat (if any).

Saya ada cakap diatas yang pihak kami pernah mendapat projek yang sama sebelum ini. Jadi keperluan untuk saya double check, sama atau tidak dengan yang dahulu. Hehe, ada penambahan beberapa perkara. Denda dikenakan sekiranya penghantaran lewat dan Insurance Erection All Risk. Part insurance saya cerita selepas ini yer.

Insurance. Ya, untuk projek pun perlukan insurance, mana lah tahu kan semasa penghantaran tergelincir ke, terjatuh ke atau apa-apa musibah yang mungkin melanda. Sekurang-kurangnya kita mempunyai perlindungan, walaupun diri sendiri ada insurance. Banyak insurance tak rugi pun.

As usual, ku harap projek ini sukses. Penanda aras sukses bagiku adalah penghantaran tepat pada masa, kualiti produk yang dihantar optimum dan client menyelesaikan pembayaran. Itu sahaja.

Last but not least. This is my first posting. I want to share to others what are Project Manager do as a routine of their life.

Enjoys reading.